Import towarów z Azji – dokumenty w spedycji morskiej

Jeśli zależny nam by import towarów z Azji przebiegł bezproblemowo, pamiętajmy o konieczności zgromadzenia kompletnej dokumentacji. Bez niej niemożliwe będzie chociażby skuteczne dokonanie odprawy celnej. W poniższym artykule przedstawiamy 3 najważniejsze dokumenty w transporcie morskim – jak powinny wyglądać i co musi się na nich znaleźć?

Język dokumentów

Omawiane niżej trzy najważniejsze dokumenty, czyli faktura handlowa, list przewozowy oraz lista pakowa / specyfikacja ładunkowa, mogą być wystawione w języku angielskim. W Polsce powinny być przetłumaczone na nasz rodzimy język, tak aby możliwe było rozpoznanie pozycji towarowych oraz poprawna klasyfikacja taryfy celnej. 

Faktura handlowa (Commercial Invoice)

Przykładowa faktura handlowa, źródło

Faktura handlowa jest formalnym dokumentem z potwierdzeniem zapłaty, wydanym i przygotowanym przez sprzedawcę. Sporządzona jest na podstawie umowy i musi zawierać wyszczególnione towary, oraz warunki płatności. 

Należy jednak pamiętać, że poza zawartością wypisaną poniżej, w handlu zagranicznym nie są wymagane dane takie jak NIP oraz VAT. NIP to typowo polski konstrukt urzędowy, którego próżno szukać przy fakturach za towary importowane z innego kontynentu. Stawka podatku VAT czasem sprawia problemy, zwłaszcza osobom jeszcze niezaznajomionym z importem z krajów trzecich. Jest to podatek terytorialny i każde państwo ma (o ile posiada takie prawo) własne przepisy dotyczące wysokości jego stawki. Każda ze stron rozlicza się więc indywidualnie w miejscu własnej działalności.

Informacje, które muszą się znaleźć na fakturze handlowej:

  • nazwa i adres sprzedającego,
  • dane kontaktowe sprzedającego (numer telefonu, fax, adres e-mail),
  • nazwa, adres oraz dane teleadresowe importera,
  • data wystawienia faktury,
  • numer faktury,
  • nazwa (lub symbole) towaru i produktów,
  • cena jednostkowa w danej walucie (najczęściej jest to waluta rozliczenia),
  • ilość (sztuki lub masa, długość, kubatura),
  • wartość całości towaru (w tej samej walucie co wcześniej),
  • warunki dostawy według Incoterms,
  • pochodzenie towaru (Country of Origin),
  • podpis producenta wraz z pieczątką firmy (choć tak naprawdę nie jest to wymagane, ponieważ dokument może zostać przesłany pocztą elektroniczną).

Warto być wyczulonym na to, czy dokument jest zatytułowany “Commercial Invoice”, a nie na przykład “Proforma Invoice”, gdzie drugi przypadek nie posiada mocy dokumentu podatkowego. W przypadku braku jakiejkolwiek z wymienionych wyżej informacji, należy fakturę poddać korekcie.

Lista pakowa / specyfikacja ładunkowa (Packing List)

Przykładowa lista załadowcza, źródło

Lista pakowa jest dokumentem, który również przygotowuje nadawca. Jest to lista ze szczegółowymi informacjami o ładunku – musi zawierać pełną listę wszystkich elementów, znajdujących się wewnątrz kontenera. Całkowitą liczbę sztuk, całkowitą liczbę opakowań, wagę netto i brutto oraz kubaturę. Wszystkie sumy muszą się pokrywać z danymi podanymi na fakturze i liście przewozowym. Powinno także znaleźć się odniesienie do numeru faktury.

List przewozowy (Bill of Lading, konosament lub B/L)

Przykład listu przewozowego, źródło

List przewozowy, zwany także konosamentem w przypadku transportu morskiego, to dokument niezbędny w trakcie odprawy celnej. Wystawia go spedytor lub przewoźnik w kraju nadania i powinniście otrzymać jego oryginał lub wersję elektroniczną. 

By odebrać importowany towar podczas odprawy celnej należy przedstawić:

  • Telex Release – dokument wydany w formie cyfrowej, upoważniający do zwolnienia towaru, zawierający też kopię konosamentu,
  • lub Express B/L / Sea waybill (który może być wystawiony w zamian oryginału)
  • lub właśnie oryginalny konosament.

W tym trzecim przypadku załadowca musi więc go wysłać odpowiednio wcześnie, co najczęściej jest wykonywane przy pomocy usług kurierskich. Importer przekazuje list przewozowy do biura spedytora w Polsce.

Dokument ten powinien zawierać:

– dane odbiorcy ładunku (importera),
– dane nadawcy,
– wagę oraz ilość towaru,
– nazwę statku,
– numer podróży,
– numer kontenera,
– numer plomby,
– numer listu przewozowego,
– dane agenta zwalniającego.

Bill of Loading  jest dokumentem budzącym najwięcej nieporozumień. Duża część początkujących importerów zakłada, że B/L  jest umową między nimi, a przewoźnikiem. Przewoźnik deklaruje odbiór ładunku we wskazanym miejscu i w określony sposób (dotyczy to samochodu, statku, samolotu i kolei) dostarczając ładunek we wskazane miejsce i w określonym czasie. Jest to oczywiście nieprawda.

B/L w transporcie nie spełnia charakteru umowy, lecz jest to dokument mający charakter papieru wartościowego. Dokładniej: jest świadectwem przekazania ładunku przewoźnikowi na czas potrzebny do przetransportowania z miejsca A do miejsca B. Przewoźnik wydaje list przewozowy załadowcy (lub podmiotowi, który może działać w jego imieniu), a sam towar może odebrać tylko firma lub osoba przedstawiająca oryginał. 

Bill of Loading  nie jest umową, ponieważ nie posiada treści klauzuli mówiącej o umowie między stronami. Jest to zatem tylko oświadczenie, że Shipper (czyli załadowca) przekazuje przewoźnikowi towar (z zawartością określoną na podstawie listy załadowczej), aby przetransportował z miejsca A do miejsca B, a tam przekazał kontener Consignee (odbiorcy). 

Na samym dole dokumentu umieszczona jest informacja “FREIGHT COLLECT” lub “FREIGHT PREPAID” informująca o tym, która ze stron opłaca fracht. W pierwszym przypadku opłaca to odbiorca (Consignee), a w drugim – załadowca (Shipper).

Pamiętajcie – jeśli nie jesteście pewni czy wszystkie dokumenty są właściwie przygotowane, nie wahajcie się skorzystać z usług doradczych agencji celnej, aby w trakcie działań uniknąć przykrych niespodzianek.

Zobacz również

Incoterms 2020 dla transportu morskiego i wodnego śródlądowego