Upoważnienie dla agencji celnej jest niezbędne, aby agencja w naszym imieniu mogła legalnie zgłosić towar do odprawy i reprezentować przed organami celnymi. Upoważnienie powinno zostać przygotowane w dwóch egzemplarzach. Musi ono zostać czytelnie podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wymienione w ewidencji działalności gospodarczej bądź KRSie.
Są dwa rodzaje pełnomocnictw:
- Przedstawicielstwo bezpośrednie – agencja celna działa w imieniu i na rzecz firmy (importera/eksportera), ale pełna odpowiedzialność za poprawność odprawy celnej spoczywa na przedsiębiorcy, który jest stroną zgłaszającą towar.
- Przedstawicielstwo pośrednie – jeżeli przedstawiciel działa we własnym imieniu, lecz na rzecz innej osoby, ale także współdzieli odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości wynikłe podczas odprawy celnej
Przedsiębiorca upoważnia przed organami celno–skarbowymi następujących czynności związanych z dokonywaniem obrotu towarowego z zagranicą:
- Badania towarów i pobierania ich próbek przed dokonaniem zgłoszenia celnego.
- Przygotowania niezbędnych dokumentów i dokonywania zgłoszenia celnego,
- Uiszczania należności celnych i podatkowych oraz innych opłat,
- Podejmowania towarów po ich zwolnieniu przez Urząd Celno –Skarbowy,
- Składania zabezpieczenia kwoty wynikającej z długu celnego oraz innych opłat podatkowych,
- Wnoszenia i odbierania odwołań i innych wniosków podlegających rozpatrzeniu przez organy celno -skarbowe – w tym także w sprawach podatkowych oraz wszelkich czynności na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo -Celnych – PUESC.
- Aktualizacja danych podmiotu na platformach usług elektronicznych skarbowo- celnych (PUESC)
Upoważnienie może mieć także różny charakter, może ono być:
- stałe, czyli bezterminowe
- terminowe do określonego dnia
- jednorazowe, np. dla konkretnej przesyłki.
Jeśli nie będzie to jednorazowe upoważnienie, musi być zarejestrowany w systemie PDR na stronie PUESC. Każde upoważnienie udzielone agencji celnej podlega rejestracji i wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej 17 zł. Niekiedy przedstawiciel wymaga, by mocodawca (importer/eksporter) dołączył do dokumentów kopię wpisu do KRS lub CEDIG i inne dokumenty.